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時間管理效率 | 《OTPR敏捷工作法:拿回績效主導權,讓工作做得更快、更好、更有價值》作者: 游舒帆  | 職場工作術 | 時間管理 | 閱讀心得 | 蒼野之鷹書評 – starryeagle | 蒼野之鷹:看小說、聊書、聊投資

2020/08/21
時間管理效率 | 《OTPR敏捷工作法:拿回績效主導權,讓工作做得更快、更好、更有價值》作者: 游舒帆  | 職場工作術 | 時間管理 | 閱讀心得 | 蒼野之鷹書評 – starryeagle | 蒼野之鷹:看小說、聊書、聊投資

《OTPR敏捷工作法:拿回績效主導權,讓工作做得更快、更好、更有價值》是一本我覺得非常實用,不管是應用在生活上,或是工作上,都是很有效率的一種安排工作的方式。

 

作者簡介

游舒帆

 

「商業思維學院」院長,致力於將商業思維這種能提升認知思維的重要觀念與知識,推廣到所有需要的人身上,歡迎加入商業思維學院一塊學習。

 

曾任鼎新電腦總監與TutorABC協理,在14年的工作經驗裡,擔任主管的時間超過12年,期間帶領與指導過的部屬超過500位,同一時間最多同時管理300位左右同仁,直接指導超過50位以上的合格主管。

 

除商業思維學院外,亦兼任多家知名企業管理顧問與業界講師,同時也是哈佛商業評論、經理人、inside、專案經理雜誌等眾多電子媒體專欄作家。

 

能運用簡單且通俗的架構來解釋複雜問題,並能根據對象的知識與能力水平因材施教,頗獲好評。

 

除了在工作上跨越研發、產品、運營、維運、行銷與銷售範疇外,每年仍閱讀超過200本以上的書籍。

 

主講課程

專案管理、運算思維、資訊技術、時間管理、人際溝通技巧、人生策略、青創思維、團隊領導技巧、問題分析與解決技巧

著有《商業思維》(時報)、《其實,你正在做商業開發》(法意)

 

內容簡介

一套結合目標管理、時間管理、專案管理與敏捷思維的高績效工作法,

讓你從此不再只是無效努力!

作用:以週為單位,有計畫地展開每一週的工作,每季一個大目標,每週一個小目標,確保自己在正確的軌道上前行。

 

本書適合:

1.會總是開不完的職場工作者

2.上班總是瞎忙,時間老是不夠用的職場工作者

3.明明很努力卻仍然績效不彰的職場工作者

4.想提升團隊現有績效的領導者

5.想循序漸進完成階段性任務的人

6.每年訂個人目標,卻每年都沒做到的人

 

漸進式的學習OTPR:

一、盤點手上的工作內容,設定個人目標

二、排定優先順序,妥善安排時間

三、有計畫性的安排每一週

四、回顧、復盤與自我提問,持續改善做事方法

 

O-OKR:目標管理,做最重要的事

T-Time Management:時間管理,控管與分配好時間

P-Project Management:專案管理,有效的計畫與執行

R-Retrospective:回顧活動,檢視過去的成果

 

簡評

這是一本我覺得非常實用,不管是應用在生活上,或是工作上,都是很有效率的一種安排工作的方式。

 

本以為這本書可能會是跟其他商業書籍一樣,是在告訴你要怎麼做,也就是一本SOP指導手冊,但是實際閱讀跟想像中的不太一樣,我覺得內容生動有趣。

 

內容生動有趣的最大原因在於,作者不是條列式告訴你,你要怎麼做。

 

他透過他跟另外一名屬下的對話,讓你明白原來訂工作計畫,還有其他方法可以協助你,不只是讓你把例行事務、每週必開會議寫上去,然後發現怎麼每天工作都做不完。

 

做不完工作的主因,是有太多的突發意外出現,或者是有插單事件、插單會議,主管叫你去做其他的事情。

 

加班是大家最不想面對的一件事情,雖然明知道加班能夠完成工作,但是我們的生活之中並不完全只有工作,我們還有自己的家庭生活,人際關係,甚至是興趣愛好。

 

如果在工作這件事上,花費太多時間,就代表你犧牲自己私生活其他地方的關注,因為你沒有時間。

 

時間對於每個人來說,都是非常寶貴的,而這一個敏捷工作法就是針對你的時間去進行調配,告訴你要怎麼制定目標,並且透過一次又一次回顧盤點,來修改你的計畫表,並使修改後的行事曆,能幫助你更高效率完成工作。

 

書中故事的對話是怎麼開始的?是有一名屬下找到作者,跟他說希望不要開會,因為他每個禮拜有好多會要開。

 

於是作者就說,把你的工作計畫表列出來,我也想知道,到底為什麼你陷入這一種忙碌的狀態。

 

作者的屬下列出第1版的工作行事曆,叫做每個禮拜都有會開,因為行事歷上只有每週的會議事項,作者就笑了,說也不是很忙。

 

作者的屬下說一句話,這是我每個禮拜要開的會,同時還有很多事情,都是另外在處理。

 

作者要屬下明確把每天每週完成事情,明確寫出來,而不是只提列出會議。

 

作者的屬下會跟作者一次又一次,針對每週行事曆進行修改。

 

於是作者屬下的工作效率得到質量進化,他學會什麼事該做,什麼事可以拒絕,什麼事可以轉交其他人處理。

 

作者的商業工作思維,就是能者多勞,很容易陷入一個高能低效。

 

能者總是無止盡處理別人的事情,就進入一個低價值的循環,也讓個人績效變得低迷,遇到這種情況,你必須從自己身上找問題,問問自己要怎麼去解決這個問題,才能提高你的績效。

 

作者屬下原本希望取消跟作者開的會,最好以後都不要再開,卻得到作者的指點,讓他明白,原來自己每週的行事曆的工作排定是有問題的。

 

作者屬下的問題,在於他只確定每週要開的會他不能錯過,但是其他重要事情,他都列為一個可以變動的項目,也就是如果有臨時狀況發生,隨時都可以放著不管,優先處理其他事項,導致他排定的工作進度明顯落後,還常被臨時插單的工作延誤進度。

 

在行事曆反覆修改的故事中,會看到的是對時間的掌握力,將決定你的工作與生活的品質。

 

人與人之間的差異,往往在於一個人的思維模式以及工作法。

 

通過作者的思維模式,你會看到把工作安排好不是很困難的一件事,只是你必須有一個工作優先順序。

 

這個工作優先順序,以錢做為基準。

 

什麼事情完成可以在主管心目中加分、獲得加薪的機會,就一定要優先做,這是公司目標和個人目標的指南,大家都想賺錢,把對公司、對個人能賺錢的事放在第一優先,才會被主管記住,得到加薪的機會。

 

有些事是回饋報酬率低,有你可以,沒你也沒差,也不會給自己在工作成就上加分,可以延後處理或是交由其他人處理。

 

認為自己無法從書中案例的行事曆學到工作效率術,可以試試在P53的工作分類表(如下表),有助你設定工作順序。

與計畫一致 緊急任務

(聯時,但無法拒絕)

插單工作(臨時,但可拒絕) 規劃或執行缺失(估算錯誤、執行不確實)

 

不管做什麼事,用表格來做表達是最清楚的,按照作者在書中提供的工作分類表,把該做的事情,不該做的事情,列出一個優先順序,最好還有一個拒絕名單,你才能明白自己在今天、明天,甚至是這個禮拜的工作日,哪些項目是一定要完成,可以給你帶來更多的工作成就和給主管留下印象深刻。

 

書中的故事,也是在告訴你,如果你不把自己的行程安排好,別人就會利用你這一些空檔時間,替你安排行程。

 

因為你沒有把自己的時間做好掌控,一旦別人開口,你就會覺得可以,我現在有時間,可以處理這些事情。

 

這樣一來,事情永遠都做不完,學會做好時間的優化,會讓你的工作價值效率提升,也會讓你的生活品質得到改善,至少不必一直加班。

 

當然有時候該加的班還是得加,只不過你可以多擠出一些時間,來關心一下自己身邊的人事物,甚至是為自己的健康,多做點運動。

 

★OTPR工作管理法

O-OKR:目標管理,做最重要的事

T-Time Management:時間管理,控管與分配好時間

P-Project Management:專案管理,有效的計畫與執行

R-Retrospective:回顧活動,檢視過去的成果

 

書中這一套工作管理法,簡單說:

 

首先,要先設定個人目標,以及短期目標,你才會知道接下來要做什麼事情,來完成這個目標。

 

沒有設定目標,等於沒有任何事情是開始,你會變成被動式等待別人指派你工作。

 

第二,時間優化,可以運用科學化方法,讓自己能夠排出每件事情的優先順序。

 

工作分類表就可以排上用場。

與計畫一致 緊急任務

(聯時,但無法拒絕)

插單工作(臨時,但可拒絕) 規劃或執行缺失(估算錯誤、執行不確實)

 

第三,運用專案管理的技巧,擬定可以實現的計畫,也就是可以執行明確去完成的事情,並且做好備案措施。

 

我最近看了富豪谷底求翻身的影集,談論億萬富翁在隱姓埋名,被扔到人生地不熟的地方,要如何憑自己的能力白手起家。

 

億萬富翁的目標一直都非常明確,他要建立一個有百萬美元價值的企業,並且在90天內完成這個目標。

 

隱姓埋名的億萬富翁,首先做的,就是想辦法找到生存金,他必須依賴體力工作、售出商品,來賺到生活的開支費用。

 

等他解決生存問題後,他就開始買進資產(二手車、汽車),讓資產為他賺進更多的錢,最後資產賣出,替他開餐廳這件事提供創業資金。

 

除了他自身的能力外,他還做了另外一件事,組建團隊,讓在地人才協助他完成這個美國夢的不可能任務。

 

這不就是一個專案方式嗎?億萬富翁根據他的90天建立百萬美元企業的目標,設定在未來90天內一連串的賺錢目標,最後他成功在90天用賣出的資產,開了一間餐廳,這間餐廳還很有人氣,因為他們在餐廳開店前,在一場燒烤界的活動盛事獲獎成功。

 

第四,不斷回顧自己的行事曆,從自己過去安排正確以及錯誤的行事經驗中重新學習,去把不必要的事項延後處理,把工作時間聚焦於非自己不可、重要性高的工作上。

 

在這個部分,作者的手下曾經問作者,可以不去開有很多主管的重要會議嗎?

 

作者告訴自己的手下說,有時候我也沒有去開,但是我會指派團隊裡不同的人去出席這場會議,來擔任我的代理人,同時也因為指派不同的人,使整個團隊的負擔減輕。

 

簡單說,這就是一本透過對話,作者不斷指點屬下,不斷改進每週行事曆表的過程,使屬下從錯忙變成有效率的忙碌的時間效率書。

 

讀者也清晰的知道,原來每個人在工作中,會發生的問題都是一樣的,覺得計畫老是在變動,所以沒有特別制定這些計畫,但是該出席的會議,盡可能都不錯過。

 

針對工作管理法,作者提出的重要概念,就是時間優化,你必須把自己的時間,用在最有價值、最有產能的地方。

 

看這本書是一個很輕鬆的閱讀,因為用的案例不複雜,而且透過兩個人的對話,會讓整個閱讀體驗變得較日常化,也會讓讀者明白,要掌握商業思維能力,除了把事情做完之外,就是要注重結果。

 

因為有很多時候你會發現把事情做完,可是沒有做好,等於還是一個低效率的工作行為。

 

最後在書本的最後面,會有使用這套工作方法體驗者的經驗分享。

 

這個部分我覺得也可以看看,會看到其他人在生活以及工作上發生的問題,他們因為聚焦目標,不斷盤點失敗行事曆,使他們找到時間不夠用的原因,進而學會藉助其他的人事物,幫助他們成功聚焦目標,完成工作目標。

 

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