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Google必修的圖表簡報術[上] 心得分享 - 行銷業務實戰派

Google必修的圖表簡報術[上] 心得分享 - 行銷業務實戰派

作者抱持著「消滅全世界爛PPT」的偉大使命,完成這本有趣又實用的作業指南,圖文並茂的情境說明常見的的錯誤PPT,是如何被一步一步改造成簡單易懂的表達方式。

有條理很重要

你時常拿到資料就套表嗎?現在EXCEL有自動排版模式,人人都會用工具做圖表,但也因此造成一堆不明所以的爛圖表,身為簡報者,你是了解最多資訊的人,擔任與其他人溝通的橋樑,不要再把投影片當提詞機了,做簡報前試想這幾點:

對象WHO:

  • 你的觀眾:內部利害關係人、外部利害關係人、有興趣的人,每人想了解的內容都不同,了解你的觀眾才能知道如何引起共鳴。
  • 你:你和觀眾的關係,他們怎麼看你的,是否已經信任你了?這些會決定何時使用資料,以及故事整體順序。

內容WHAT:

  • 行動:你希望觀眾知道什麼?聽完簡報後做出什麼行動?任何簡報都有一個目的:將資訊傳達給聽眾,讓觀眾有特定行動,若無法簡單說出你的目的,或是根本沒有目的只是展示資料,那該重新思考這次的溝通是否有必要?
  • 機制:你會用什麼方式與聽眾交流?對聽眾吸收資訊方式的控制力有多少?以現場簡報的方式來說,你完全可控制聽眾吸收資訊的方式,決定聽眾會看到什麼、何時看到,所有資訊自己最近清楚,不需全部放在簡報中,但要隨時做好被問的萬全準備,而文件或Mail的方式,你的控制力較小,聽眾能控制自己如何消化資訊,因此內容的詳盡程度需求較高。
  • 氣氛:你希望在何種氣氛下溝通?主題要輕鬆還是嚴肅?還是要督促大家採取行動?在資料視覺化之前,需先考量想帶給聽眾怎樣的氣氛。

方法HOW:

  • 搞懂脈絡問問題:有哪些相關資料?聽眾或決策者是誰?可能會有什麼先入為主的偏見?有哪些風險會削弱我們的論點,須主動提出釐清?理想的成功結果為何?只用一句話把資訊傳達給觀眾,你會說什麼?
  • 3分鐘故事法:確保自己很熟悉你要說的故事,如果你在會議前突然遇到利害關係人,想替他做個簡介,或者原定半小時的會議被縮短成10分鐘,不論遇到什麼臨時狀況,都能從容的隨機應變。
  • 1句話核心想法:刪減無謂的資訊,濃縮成短短一句話,需要是完整的句子,並說明你的獨特觀點以及風險所在。
  • 分鏡腳本列大綱:在打開軟體做簡報之前,先設定你的分鏡腳本,列出需要講的材料,排列順序可以依造流程去調整。

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